Hóa đơn là một chứng từ quan trọng của kế toán, các bạn không còn xa lạ gì với hóa đơn. Nhưng các bạn đã hiểu rõ tất cả các chỉ tiêu trên hóa đơn và những vấn đề có liên quan đến hóa đơn.

Trong thông tư hướng dẫn về hóa đơn, có thông tư 39/2014/TT-BTC là thông tư gốc và được sửa đổi bổ sung bởi 2 thông tư, thông tư 119/2014/TT-BTC và thông tư 26/2015/TT-BTC

Trong thực tế các bạn sẽ gặp rất nhiều các loại hóa đơn và đôi khi các bạn không phân biệt được giữa các loại hóa đơn đó. Rất nhiều bạn kế toán nhầm lẫn không phân biệt được các loại hóa đơn.

– Hóa đơn bán lẻ: là hóa đơn các bạn đi mua hàng, người bán viết cho các bạn, và hóa đơn đó chỉ có giá trị thanh toán, không có giá trị để ghi nhận vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN. Trên hóa đơn không có đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thus của bên bán và bên mua.

– Hóa đơn bán hàng: là những hóa đơn các bạn đi mua hàng của hộ, cá nhân kinh doanh hoặc mua của công ty tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Với hóa đơn này các bạn sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được hạch toán ghi nhận vào chi phí được trừ tổng giá trị thanh toán. Trên hóa đơn có đày đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua và bên bán.

– Hóa đơn GTGT: là hóa đơn các bạn mua hàng của các doanh nghiệp mà doanh nghiệp này tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

+ Nếu doanh nghiệp bạn tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bạn sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hóa đơn này

+ Nếu doanh nghiệp bạn tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, bạn sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Tiền thuế sẽ được cộng với tiền hàng để tính vào chi phí.

– Hóa đơn bán lẻ của cơ quan thuế: doanh nghiệp của bạn mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân có tổng giá trị từ 100tr/ năm trở lên và yêu cầu cá nhân đó cấp hóa đơn cho doanh nghiệp các bạn thì cá nhân đó sẽ lên mua hóa đơn bán lẻ của cơ quan thuế.

– Hóa đơn khác: tem, vé đặc thù. Trên vé giá đã bao gồm thuế GTGT, nếu công ty bạn tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ các bạn sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Tuy nhiên, trong thực tế, do giá trị của tem vé này nhỏ nên kế toán thường không kê khai khấu trừ mà hạch toán luôn vào chi phí.

Các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn:

– Mẫu số hóa đơn: Ký hiệu mẫu hóa đơn có 11 ký tự:

02 ký tự đầu thể hiện loại hóa đơn

Tối đa 04 ký tự tiếp theo thể hiện tên hóa đơn

01 ký tự tiếp theo là thể hiện số liên hóa đơn

01 ký tự tiếp theo là “/” để phân biệt sô liên hóa đơn với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơ

03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn

– Ký hiệu hóa đơn: có 06 ký tự đối với hóa đơn của các tổ chức cá nhân tự in và đặt in, 08 ký tự đối với hóa đơn do Cục thuế phát hành.

02 ký hiệu đầu để phan biệt các ký hiệu hóa đơn. Ký hiệu phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng việt.

03 ký tự cuối thể hiện năm tạo hóa đơn và hình thức hóa đơn. Năm tạo hóa đơn là hai số cuối của năm, ký hiệu hóa đơn: E (hóa đơn điẹn tử), T (hóa đơn tự in), P( hóa đơn phát hành)

– Số thứ tự hóa đơn: ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hóa đơn, bao gồm 7 chữ số.

– Liên hóa đơn: mỗi hóa đơn phải có từ 02 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó 2 liên bắt buộc: liên 1: lưu, liên 2 giao cho người mua

– Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, tổ chức cung cấp phần mềm tự in hóa đơn đặt ở phần dưới cùng chính giữa hoặc bên cạnh của tờ hóa đơn.

– Ngày tháng năm lập hóa đơn: 

+ Đối với bán hàng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.

+ Đối với cung ứng dịch vụ: là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ.

+ Đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá 7 ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điênj nước tiêu thụ.

+ Đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu bàn giao công trình hạng mục.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua: phải viết đầy đủ

– Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, thành tiền:

+ Ghi theo thứ tự tên hangà hóa dịch vụ bán ra, gạch chéo phần bỏ trông nếu có. Trường hợp hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần bỏ trống không phải gạch chéo.

+ Số ghi trên hóa đơn là các số tự nhiên 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9,

– Một số trường hớp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

+ Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo và sử dụng hóa đơn không nhất thiết có chữ ký người mua dấu của người bán trong trường hợp: hóa đơn điện, hóa đơn nước, dịch vụ viễn thông, dich vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.

+ Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy đinh jkhông nhất thiết phải có tên, địa chỉ mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.

+ Tem vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán, tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.

+ Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kin hdoanh phương pháp tổ chức bán hàng cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp. Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.